ACUERDO
QUE ESTABLECE LAS BASES DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS Y DE LAS COMISIONES CONSULTIVAS MIXTAS DE ABASTECIMIENTO DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL.
Al
margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría
de Contraloría y Desarrollo Administrativo.
ACUERDO QUE ESTABLECE LAS BASES DE
INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS Y
DE LAS COMISIONES CONSULTIVAS MIXTAS DE ABASTECIMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE
LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL.
ARSENIO
FARELL CUBILLAS, Secretario de Contraloría y Desarrollo Administrativo, con fundamento en
los artículos 37
fracción XIX de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 8, 24 y 25 de
la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, y
CONSIDERANDO
Que
dentro de las acciones previstas en el Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000, se
encuentran aquellas que tienden a impulsar la modernización de la gestión pública, ello
en virtud del desenvolvimiento del país que requiere
de una administración que responda con flexibilidad y oportunidad a los cambios
estructurales, y que promueva el uso eficiente de los recursos públicos cumpliendo
puntualmente con programas precisos y claros de rendición de cuentas;
Que bajo este contexto, el Programa de Modernización de la Administración Pública
1995-2000 dispone que las dependencias y entidades deberán analizar las normas que
regulen sus funciones e identificar aquellas que sean susceptibles de eliminarse o
simplificarse, y promover los cambios indispensables al marco jurídico administrativo
aplicable, con objeto de eficientar la actuación del servidor público, sin que ello
implique discrecionalidad o ineficiencia en el cumplimiento de sus obligaciones;
Que el dinamismo que caracteriza a las operaciones en que participan las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal en materia de adquisiciones y
arrendamientos de bienes muebles y de prestación de
servicios, exige que los ordenamientos legales y disposiciones administrativas que
regulan esos actos, respondan por una parte, a los principios de simplificación
administrativa y racionalidad, y por otra, a salvaguardar la transparencia y certeza de
las propias operaciones;
Que
con motivo de la actualización del marco legal y normativo que rige a los comités de
adquisiciones, arrendamientos y servicios en las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, se hace indispensable adecuar su integración y
funcionamiento, a fin de coadyuvar a que sus actos respondan a las exigencias de la
modernización de los procedimientos en que deben participar;
Que
en el desempeño de las funciones que la ley otorga a los comités de adquisiciones,
arrendamientos y servicios, deben precisarse los aspectos que conduzcan a los servidores
públicos que los integran, a asumir su participación con el más amplio sentido de
responsabilidad en el análisis y dictamen de los asuntos sometidos a su consideración,
de forma tal que se asegure el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y
honradez que deben observar las dependencias y entidades en la administración de los
recursos que destinen a esas operaciones, y
Que
igualmente los órganos internos de control de las dependencias y entidades deben
desempeñar sus actividades de control preventivo y correctivo con la autonomía e
imparcialidad que su función requiere; procurando que su actuación no se limite a
detectar y a sancionar a los eventuales infractores, sino también a promover la
instrumentación del Programa de Modernización de la Administración Pública en el
ámbito de su competencia y, con ello, coadyuvar al logro de una administración honesta y
eficiente de los recursos públicos, he tenido a bien expedir el siguiente:
ACUERDO
QUE ESTABLECE LAS BASES DE INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS Y DE LAS COMISIONES CONSULTIVAS MIXTAS DE ABASTECIMIENTO DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL.
PRIMERA .-
Para
los fines de este Acuerdo se entenderá por:
I.
Ley:
la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas;
II.
Contraloría:
la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo;
III.
Comité:
el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios a que se refiere el artículo 24 de la Ley;
IV.
Comisiones
consultivas: las comisiones consultivas mixtas de abastecimiento a que se refiere el artículo 25 de la Ley, y
V.
Dependencias,
entidades, adquisiciones, arrendamientos y servicios: los considerados como tales en la
Ley.
SEGUNDA .-
Los
comités en las dependencias se integrarán con los miembros siguientes:
A.
Con
derecho a voz y voto:
I.
El
Oficial Mayor, quien lo presidirá;
II.
El
titular del área responsable de la administración de los recursos materiales, quien
fungirá como secretario ejecutivo, y
III.
Los
vocales siguientes:
a).
El
titular del área administrativa de cada Subsecretaría;
b).
El
titular del área de programación y presupuesto;
c).
El
titular del área responsable de la administración central de los almacenes, y
d).
Los
titulares de otras áreas que el Comité considere estrictamente necesario formen parte
del mismo, cuando tengan relación con la generalidad de los asuntos materia del Comité.
B.
Sin
derecho a voto, pero con voz, los asesores siguientes:
I.
Un
servidor público designado por el área jurídica;
II.
Un
servidor público designado por el órgano interno de control de la dependencia, y
III.
En
su caso, un servidor público designado por el área normativa de la Contraloría.
TERCERA .-
Los
comités en las entidades se integrarán con los miembros siguientes:
A.
Con
derecho a voz y voto:
I.
El
superior jerárquico del titular del área responsable de la administración de los
recursos materiales, quien lo presidirá;
II.
El
titular del área responsable de la administración de los recursos materiales, quien
fungirá como secretario ejecutivo, y
III.
Los
vocales siguientes:
a).
El
titular del área financiera;
b).
Los
encargados de las funciones administrativas en las áreas requirentes;
c).
El
titular del área responsable de la administración central de los almacenes, y
d).
Los
titulares de otras áreas que el Comité considere estrictamente necesario formen parte
del mismo, cuando tenga relación con la generalidad de los asuntos materia del Comité.
B.
Sin
derecho a voto, pero con voz, los asesores siguientes:
I.
Un
servidor público designado por el área
jurídica;
II.
Un
servidor público designado por el órgano interno de control de la entidad, y
III.
En
su caso, un servidor público designado por el área normativa de la Contraloría.
CUARTA .-
Las
reuniones de los comités se celebrarán en los términos siguientes:
I.
Las
ordinarias tendrán verificativo por lo menos una vez al mes, salvo que no existan asuntos
a tratar, en cuyo caso deberá darse aviso oportunamente a los miembros del Comité,
cuando menos con veinticuatro horas de anticipación a la que se tenía prevista para su
celebración;
Sólo
en casos debidamente justificados y a través de convocatoria emitida por el presidente
del Comité, se podrán realizar reuniones extraordinarias;
II.
Se
llevarán a cabo cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho
a voto, y las decisiones se tomarán por mayoría de votos, debiendo indicarse en el acta
de la reunión quienes emiten el voto y el sentido de éste, excepto en los casos en que
la decisión sea unánime; En caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad para
tomar la determinación correspondiente;
III.
En
ausencia del presidente del Comité o de su suplente, las reuniones no podrán llevarse a
cabo;
IV.
El
orden del día, junto con los documentos correspondientes de cada reunión, se entregarán
a los integrantes del Comité, cuando menos con dos días hábiles de anticipación para
reuniones ordinarias y con un día hábil para las extraordinarias. En caso de
inobservarse estos plazos, la sesión no podrá llevarse a cabo;
V.
Los
asuntos que se sometan a consideración del Comité, podrán presentarse a través del
formato número CAAS-01 que se anexa al presente Acuerdo, mismo que se propone sea
utilizado por las dependencias y entidades, ajustándolo de conformidad con sus propias
necesidades;
No
obstante lo anterior, cualquiera que sea el formato que adopten, éste invariablemente
deberá contener, como mínimo indispensable, los datos siguientes:
a).
La
información resumida del asunto que se propone sea analizado, o bien, la descripción
genérica de los bienes o servicios que se pretendan adquirir, arrendar o contratar, así
como su monto estimado;
b).
La
justificación y la fundamentación legal para llevar a cabo el procedimiento de
contratación;
c).
La
indicación de la documentación soporte que se adjunte para cada asunto, dentro de la
cual deberá considerarse, entre otra, la que acredite la existencia de suficiencia
presupuestal, así como la que certifique la cantidad de existencias en inventario;
d).
Las
características relevantes de la operación, tales como: el carácter nacional o
internacional del procedimiento de contratación, tomando en cuenta que si fuese
internacional, se deberá presentar la investigación de mercado a que hace referencia el
antepenúltimo párrafo del artículo
31 de la Ley; si se encuentra o no cubierto por los Capítulos de Compras del Sector
Público de los Tratados de Libre Comercio; en
su caso, si se cuenta con la autorización de la Secretaría de Comercio y Fomento
Industrial para reservar de la aplicación de los tratados de libre comercio el
procedimiento de contratación respectivo; si los precios son fijos o sujetos a
escalación; si los contratos son abiertos, si se requerirá abastecimiento simultáneo,
entre otros.
VI.
Una
vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité, el formato a que se refiere
la fracción anterior, deberá ser firmado antes de concluir la reunión, por cada
asistente con derecho a voto;
VII.
De
cada reunión se levantará acta que será firmada por todos los que hubieran intervenido
en ella, misma que se aprobará a más tardar en la reunión ordinaria inmediata
posterior;
VIII.
Invariablemente
deberá incluirse en el orden del día, un apartado correspondiente al seguimiento de
acuerdos emitidos en las reuniones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos
generales, sólo podrán incluirse asuntos de carácter informativo, y
IX.
En
la primera reunión del ejercicio fiscal de que se trate deberá presentarse, a
consideración, el calendario de reuniones ordinarias; el volumen anual de adquisiciones, arrendamientos
y servicios autorizado, y los montos máximos a que alude el artículo 82 de la Ley.
QUINTA .-
Para
efectos de la integración del Comité, así como para la realización de sus reuniones,
se deberá considerar lo siguiente:
I.
Los
integrantes titulares del Comité con derecho a voz y voto podrán designar por escrito a
sus respectivos suplentes, los que deberán contar con un nivel jerárquico inmediato
inferior al del titular;
II.
Quedará
a elección de los asesores y los invitados que
asistan para orientar o aclarar la información de los asuntos a tratar, firmar el formato
en que se contenga el acuerdo respectivo. Sin embargo, deberán firmar el acta de la
reunión como constancia de su participación, en
la que deberá señalarse el sentido del acuerdo tomado por los miembros con derecho a voz
y voto, y los comentarios relevantes de cada caso;
III.
El
formato del asunto que se someta a la consideración del Comité, deberá estar firmado
por el secretario ejecutivo, responsabilizándose de que la información contenida en el
mismo corresponda a la proporcionada por las áreas requirentes;
IV.
Las
especificaciones y justificaciones técnicas deberán ser firmadas por el titular del
área responsable de la requisición;
V.
La
responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitada al voto o comentario que
emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base
en la documentación que le sea presentada;
En
este sentido las determinaciones y opiniones de los miembros del Comité no comprenden las
acciones u omisiones que osteriormente se generen durante el desarrollo de los
procedimientos de contratación o en el
cumplimiento de los contratos;
VI.
No
podrán someterse a consideración del Comité, los procedimientos de contratación cuya
adjudicación se fundamente en el artículo 82 de la Ley, y
VII.
La
Contraloría, tomando en cuenta las características y necesidades de las dependencias y
entidades, podrá autorizar que los comités se integren en forma distinta de la
establecida en las bases segunda y tercera.
SEXTA .-
Los
comités de las dependencias y entidades tendrán las siguientes funciones:
I.
Las
establecidas en el artículo 24
de la Ley;
II.
Establecer
subcomités cuando se justifique, determinando su integración, operación y funciones,
así como la forma y términos en que deberán informar al propio Comité en forma
trimestral de cada asunto que dictaminen, a más tardar dentro de los quince días
siguientes al término de cada trimestre;
III.
Constituir
el subcomité encargado de la revisión de bases de licitaciones, mismo que quedará
integrado por los servidores públicos de las áreas que se mencionan a continuación:
a).
De
la encargada de conducir los procedimientos de contratación;
b).
De
la requirente del objeto de la licitación y, en su caso, del área técnica
correspondiente, y
c).
De
la de programación y presupuesto o de la de
finanzas.
El
titular del área correspondiente hará la designación de los servidores públicos
mencionados, quienes deberán contar, cuando menos, con el nivel de subdirector de área en el caso de
las dependencias o de su equivalente, cuando se
trate de las entidades. A las reuniones respectivas se invitará a un servidor público
del órgano interno de control en la dependencia o entidad.
IV.
Autorizar
las reducciones del plazo que debe transcurrir entre la fecha de publicación de la
convocatoria y el acto de presentación y apertura de proposiciones de las licitaciones
públicas, y
V.
Aprobar
el programa de aseguramiento de bienes patrimoniales de la dependencia o entidad, y vigilar que las pólizas de seguros se contraten
de acuerdo a la disponibilidad de recursos.
SEPTIMA .-
El
informe trimestral de la conclusión de los asuntos dictaminados conforme lo establece la fracción II del artículo 24
de la Ley, así como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y
servicios, deberán presentarse por el presidente del Comité, dentro de la primera
quincena de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año.
Este
documento deberá permitir al Comité analizar la gestión de las áreas responsables de
las contrataciones y, en su caso, proponer las medidas preventivas que estime necesarias.
El informe contendrá, por lo menos, los aspectos siguientes:
I.
La
mención de los procedimientos de contratación que hayan concluido, cuya procedencia haya
sido dictaminada por el Comité, precisando el desarrollo de dichos procedimientos y la
formalización del contrato respectivo, conforme al formato número CAAS-02 que se anexa
al presente Acuerdo;
II.
La
precisión de los resultados generales de las
adquisiciones, arrendamientos y servicios, cuyo comportamiento podrá advertirse, a
través de los indicadores siguientes:
a).
El
del porcentaje de atención de requisiciones,
mismo que se obtendrá de la división del total
de requisiciones que hayan sido formalizadas mediante pedido o contrato en el trimestre,
entre el total de requisiciones recibidas por el
área responsable de las contrataciones, y
b).
El
del porcentaje del cumplimiento de las
obligaciones de los proveedores pactadas en los contratos, el cual se obtendrá de la
división del total de los contratos cuyas obligaciones fueron cumplidas por los
proveedores, entre el total de los contratos cuyas prestaciones deben cumplirse por los
proveedores durante el trimestre.
III.
El
señalamiento de los contratos en los que el proveedor haya incurrido en atraso en el
cumplimiento de sus obligaciones, así como los casos en que se haya autorizado el
diferimento de los plazos de entrega o de prestación de los bienes o servicios,
precisando aquellos en los que se haya aplicado la penalización respectiva.
La información a que alude esta fracción podrá incluirse en el formato número CAAS-03
que se anexa al presente Acuerdo, el cual
podrá adecuarse a las necesidades de cada
dependencia o entidad, conservando el
contenido del formato como mínimo;
IV.
La
referencia de las inconformidades recibidas, a
fin de que el Comité cuente con elementos para proponer medidas tendientes a subsanar las deficiencias que, en su caso, estuvieren
ocurriendo en las áreas contratantes, con el propósito de evitar se susciten de nueva
cuenta las deficiencias que generaron dichas inconformidades.
Para ello, será necesario precisar el acto en
contra del cual se presenta la inconformidad; las áreas involucradas; los motivos que la
generaron, y el sentido de la resolución. Al rendirse esta información podrá utilizarse el formato
número CAAS-04 que se anexa al presente Acuerdo, y
V.
La
indicación del estado que guarden los procedimientos de aplicación de las
garantías, por el no sostenimiento de las
propuestas, la rescisión de los contratos y
por el no reintegro de anticipos.
OCTAVA .-
Los
integrantes de los comités tendrán las siguientes funciones:
I.
Presidente:
autorizar las órdenes del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias; coordinar y
dirigir las reuniones del Comité y convocar a sus miembros cuando sea necesario;
II.
Secretario
ejecutivo: vigilar la expedición correcta de las órdenes del día y de los listados de
los asuntos que se tratarán, incluyendo los soportes documentales necesarios; así como
remitir a cada integrante del Comité, el expediente de la reunión a celebrarse.
Cuidar
que los acuerdos del Comité se asienten en los formatos respectivos, y se levante el acta
de cada una de las sesiones, vigilando que el archivo de documentos esté completo y se
mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo que marca la Ley;
Asimismo, designar un secretario técnico quien lo
auxiliará en las tareas indicadas;
III.
Vocales:
en su caso, enviar al secretario ejecutivo antes de la reunión, los documentos de los
asuntos que se deban someter a la consideración del Comité; analizar el orden del día y
los documentos sobre los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estime
pertinentes y emitir el voto respectivo;
IV.
Asesores:
proporcionar la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten, de acuerdo
con las facultades que tenga conferidas el área que lo haya designado, y
V.
Invitados:
únicamente tendrán participación en los casos en que el secretario ejecutivo considere
necesaria su intervención, para aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con los asuntos
sometidos a la consideración del Comité.
NOVENA .-
La
Contraloría, tomando en cuenta los
requerimientos e importancia de las adquisiciones, arrendamientos y servicios,
determinará las dependencias y entidades que deban contar con comisiones consultivas.
DECIMA .-
Cuando
la Contraloría determine la instalación de
comisiones consultivas, éstas se integrarán por el Oficial Mayor de la dependencia o su equivalente tratándose de entidades, quien la presidirá;
el titular del área responsable de la administración de los recursos materiales, quien
fungirá como secretario ejecutivo; el titular del área de programación y presupuesto o de finanzas; por los servidores públicos
designados por las secretarías de Comercio y
Fomento Industrial, de Hacienda y Crédito Público, y de Contraloría y, en su caso, de
la dependencia coordinadora de sector; así como por los representantes de la confederación, cámaras y/o asociaciones de la industria. Cada miembro
propietario podrá nombrar a su suplente.
Las
comisiones consultivas mensualmente celebrarán
reuniones ordinarias, de conformidad con el calendario que se presente en la primera
sesión a la que se convoque, salvo que no
existan asuntos a tratar; cuando sea necesario se celebrarán reuniones extraordinarias.
Las reuniones se efectuarán cuando asistan la mitad más uno de sus miembros, y de cada
sesión se levantará acta que se firmará por quienes hubiesen asistido a ella.
El
manual de integración y funcionamiento de las comisiones consultivas deberá presentarse
a los miembros para su revisión y aprobación, a más tardar, en la segunda reunión
ordinaria y deberá contener, entre otros aspectos, la forma específica de su integración, las funciones de sus integrantes
y la posibilidad de establecer subcomisiones o grupos de trabajo cuando así se
justifique.
DECIMA PRIMERA .-
Las
comisiones consultivas tendrán las siguientes funciones:
I.
Las
establecidas en el artículo
25 de la Ley;
II.
Promover
programas de sustitución eficiente de importaciones;
III.
En
su caso, emitir recomendaciones sobre metas de utilización de las reservas de compras
pactadas con otros países;
IV.
Difundir
el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios entre las respectivas
cámaras o asociaciones de industrias proveedoras, y
V.
Informar
a los comités las recomendaciones planteadas en el seno de las comisiones consultivas.
DECIMA SEGUNDA .-
Las
dependencias y entidades que cuenten en materia
de obras públicas, con órganos colegiados que realicen funciones similares a las que
desempeñan los comités de adquisiciones,
arrendamientos y servicios, podrán considerar para la integración y funcionamiento las
disposiciones de este Acuerdo, como marco de referencia. Dichos órganos tendrán como
finalidad servir como instancia de
orientación para la toma de decisiones en
dicha materia, con el propósito de coadyuvar a proveer de una mayor transparencia a los
procedimientos de contratación de las obras públicas.
TRANSITORIOS
PRIMERO.- El
presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
SEGUNDO.- Se
abroga el Acuerdo que establece las bases de integración y funcionamiento de los comités
de adquisiciones, arrendamientos y servicios relacionados con bienes muebles y de las
comisiones consultivas mixtas de abastecimiento de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, publicado en el Diario
Oficial de la Federación el día 3 de mayo de 1990, y se derogan las disposiciones
administrativas que se opongan al presente Acuerdo.
TERCERO .-
Los
comités y comisiones consultivas que se encuentren instalados a la fecha de publicación
del presente Acuerdo, continuarán operando en los términos de su creación y
constitución, debiendo efectuar dentro de los sesenta días siguientes a la entrada en
vigor de este Acuerdo, las adecuaciones necesarias conforme a las disposiciones contenidas
en este Acuerdo.
Sufragio
Efectivo. No Reelección.
Dado
en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veintiocho días del mes de julio de mil
novecientos noventa y nueve.- El Secretario de Contraloría y Desarrollo Administrativo, Arsenio Farell Cubillas.- Rúbrica.
Publicado
en el Diario Oficial de la Federación, el 5 de agosto de 1999.
TRIMESTRE
QUE SE REPORTA: DE
Hoja de
Responsable
de la Información:
PRESIDENTE DEL COMITE:
DEPENDENCIA
O ENTIDAD
Responsable
de la Información:
PRESIDENTE DEL COMITE:
Notas:
(1) Cuando el bien no ha sido entregado o el servicio no se ha prestado se indicará
“no entregado”.
TRIMESTRE
QUE SE REPORTA: DE
Hoja
de
Responsable
de la Información:
PRESIDENTE
DEL COMITE: 
Notas: (1)
Señalar si se trata de licitación pública o invitación restringida.